Ich glaube selbst wenn die Hardware ein paar 1000€ kostet rentiert sich das durch die eingesparte Lebenszeit locker in 1-2 Jahren, wenn ich überlege wie oft ich irgendwelche Unterlagen suche und seien es nur mal 10min hier, mal 20min dort, das läppert sich....
Für Ersteres könnte man nämlich durchaus auch ein (kostenloses und selbst betreibbares) DMS (DokumentenManagementSystem) wie Alfresco* andenken. Die Systeme lassen bspw. die Beschlagwortung von Dokumenten zu und bieten auch recht einfache Mittel und Wege für die Digitalisierung und Speicherung bzw. Archivierung.
Die Hardwarekosten für solche Systeme halten sich sehr stark in Grenzen, das kann man vermutlich sogar mit einem Raspberry Pi betreiben ... mit angestecker externer Festplatte natürlich.
* Alfresco ist einer der Platzhirschen auf dem Gebiet, da gibt es aber noch zig andere Tools
Wenn es dir natürlich darum geht, dass du dir die Dokumente interpretieren lassen und Fragen dazu stellen willst, dann führt kein Weg an einem KI-System vorbei.