Personalmente ritengo più opportuno (per diversi motivi) organizzare un meeting "nostro", piuttosto che appoggiarsi ad altri eventi
Per quanto riguarda l'orario, non lo vedo come un problema in quanto dopo l'orario d'inizio non vengono "sigillati gli ingressi" e quindi ognuno arriva quando arriva.
Visto che gli argomenti di cui parlare sono potenzialmente tantissimi, potrebbe aver senso quello di strutturare il meeting come talk+discussione (il risultato vorrebbe essere un insieme di "discussioni guidate"), ovviamente con diversi spazi liberi fra i vari talk - anche solo 15minuti di pausa.
Se voglia strutturare così l'incontro, bisognerebbe cercare dei relatori che possano introdurre vari topic e poi "moderare" una discussione.. cosa ne pensate? Potrebbe aver senso?
Sempre per quanto riguarda l'orario, per chi viene da lontano, si potrebbero tenere le prime (e le ultime) ore "libere", senza talk, così che tutti possano seguire le "discussioni guidate".
Scelte prioritarie, in ordine:
- data e luogo
- target (l'idea è di fare un meeting inter nos+amici o di pubblicizzare un minimo l'evento anche fuori - università, etc?)
- stima numero partecipanti (per capire se ci serve uno sgabuzzino o una sala conferenze da 10milioni di posti)
- struttura del meeting (quella sopra è solo una proposta, vediamo i vostri feedback ora)